Organiser un EVJF

Lorsque ma sœur m’a chargée avec sa meilleure amie, de lui organiser son EVJF, j’étais ravie. J’adore l’organisation, la planification, courir après les gens pour obtenir des infos, de l’argent, … l’impatience jusqu’à la date de l’événement, le stress du jour J etc. Il y a un an et demi, j’ai organisé les 50 ans de mon père et j’ai pris beaucoup de plaisir à tout mettre au carré pour que cette soirée soit parfaite. Bref je vais finir EVJF & Birthday planner 🙂

Aujourd’hui je refais la même chose avec beaucoup moins de participantes mais plus d’activités à trouver (pas beaucoup plus simple mine de rien) et une super collaboratrice (coucou Emi). Si vous aussi on vous confie la mission de cet événement, autant vous le dire tout de suite, ce n’est pas une mince affaire si vous n’avez jamais rien organisé dans votre vie, alors voici mes quelques conseils pour réussir l’organisation d’un EVJF.

Lister les participantes

Choisies par la future mariée, c’est elle qui vous dressera la liste des personnes qui lui sont le plus chères, qu’elles soient amies, sœurs ou encore cousines. En plus de leur nom et prénom, n’oubliez pas de demander une liste claire et précise de leur téléphone et e-mail ainsi que les moyens de communication où elles peuvent être joignables facilement (facebook, whatsapp, …)

Contacter les participantes

Après avoir dressé la liste de toutes les filles présentes ce jour-là, il vous faut les contacter. Tout le monde n’habitant pas au même endroit (ou alors vous avez vraiment de la chance), cela risque d’être compliqué de vous voir le week-end pour en discuter autour d’un bon thé chaud.

C’est donc une rude mission qui vous attend, oui nous sommes 2015 mais tout le monde n’est pas encore inscrit sur Facebook ni doté d’un smartphone. Il va falloir être polyvalente pour contacter tout le monde.

Pour faire simple, vous pouvez créer un groupe fermé sur Facebook, créer un groupe sur whatsapp (faites télécharger l’application à celles qui ne l’ont pas si elles ont un smartphone) et bien sur on n’oublie pas le groupe e-mail pour les puristes. Avec tout ça vous êtes sûre (ou presque) d’atteindre toutes vos cibles, et il vaut mieux les atteindre par 3 voies différentes que pas du tout.

Fixer un budget

Avant de bloquer une date, il faut définir un budget. Cela varie beaucoup en fonction du nombre de personnes que vous êtes, des finances de chacune, de la durée de l’evjf, des choix de la princesse qui va se marier, etc.

Du coup, vous pouvez faire plusieurs propositions et voir ce qui remporte le plus de votes. Cela n’engage à rien, cela permet de fixer un budget cohérent par rapport aux participantes.

Caler une date

On s’y prend généralement 6 mois à l’avance (voire plus en fonction du temps que vous avez à y accorder) pour organiser ce genre d’événement, cela permet d’avoir des calendriers vierges (à priori) et d’avoir une plus grande marge de manœuvre pour se décider. On choisit généralement une date à quelques semaines du mariage civil.

Pour vous faciliter la tâche dans la prise de décision, vous pouvez créer un Doodle. C’est un sondage en ligne qui vous permet de proposer plusieurs dates pour l’événement, et chacune des participantes coche la ou les dates auxquelles elle est disponible. Le but étant de choisir la date à laquelle le plus de personne peut participer.

Trouver un lieu

Une fois que le budget, la date et les participantes sont fixés, il ne reste plus qu’à trouver le lieu pour le faire. France, étranger, peu importe. Il faut que ça rentre dans le budget et que ce soit facilement accessible pour toutes les filles qui participe à cet EVJF.

Si vous ne louez pas de logement, donnez tout dans les activités et les restaurants.

Par contre, si vous louez un logement, attention aux réservations à la va-vite ! Renseignez vous d’abord sur les activités qui se font aux alentours avant de réserver un logement, une fois réservé c’est souvent trop tard pour faire marche arrière.

Pour réserver, vous pouvez tenter de trouver un appartement via Air BNB ou encore un gîte, ça a l’avantage d’avoir un grand espace commun pour passer du temps ensemble contrairement à un hôtel où tout le monde est dans sa chambre.

Chercher les activités

Participantes Ok – Budget Ok – Date Ok – Lieu Ok – On fait quoi maintenant ? En fonction des goûts de la future mariée, on s’intéresse aux différentes activités qui sont proposés dans la région choisie.

Sport : char à voile, bubble bump, parapente, saut en parachute, saut à l’élastique, initiation sportive…

Beauté / détente : manucure, fishpedicure, spa, hammam, coiffeur, maquillage…

Loisirs : cours de tricot, de couture, de cuisine, de danse, d’œnologie, atelier floral, escape game, karaoké, jeux de société…

On n’oublie pas les bons plans comme Groupon qui propose souvent des activités à moindre coûts (abonnez-vous à la newsletter de la ville le temps de vos recherches), on consulte également les blogs et sites spécialisés sur la région, l’office du tourisme,…

Récolter les fonds

Plusieurs solutions s’offrent à vous. Soit vous récoltez la participation de chacune le jour J, soit vous faites des cagnottes en ligne. La deuxième option a l’avantage de ne pas devoir avancer l’argent pour les autres si jamais il y a des frais de réservation et permet surtout d’étaler les frais au fil des mois.

La cagnotte en ligne qui semble avoir le moins de commission est Le Pot Commun. Très pratique puisqu’elle permet soit d’inclure la commission soit de la déduire du total à la fin. On n’hésite pas à faire plusieurs cagnottes au fil des mois en fonction des réservations qu’il y a à faire (cagnotte logement, cagnotte activité,…)

N’oubliez pas de tenir un tableau à jour avec ce que chacun vous donne, les acomptes que vous avez versés, les réservations effectuées… Autre petit conseil, faites une enveloppe par prestataire avec la somme que vous leur devez. Plus rapide au moment de payer l’addition 🙂

Créer un carnet de route

Pour les petites têtes ou tout simplement si vous êtes une maniaque de l’organisation (oui, oui tout simplement), créez vous un carnet de route qui regroupera adresses, heures de réservation, plan du quartier, station de métro… tout ce que vous connaissez déjà par cœur mais qui en cas de trou de mémoire vous sera tout de même bien utile.

Et vous pouvez également créer une Google Map personnalisée grâce à My Maps.

Je pense que j’ai a peu près tout dit concernant mes petits conseils pour organiser un EVJF. Tout n’est pas à prendre au pied de la lettre, ce ne sont que des petits tuyaux que j’ai appliqué pendant l’organisation de celui de ma sœur, il y a sûrement du bon à prendre (et du moins bon à laisser). Ce n’est pas toujours évident d’organiser des événements alors si ça peut vous faciliter la tâche, heureuse de vous avoir aider !

Et vous, des conseils pour l’organisation d’un EVJF ?

Suite au prochain épisode !

Bisous, bisous.

PS : Si vous entreprenez l’organisation d’un EVJF, courage et patience sont également des qualités que vous devez avoir (ou que vous allez gagner). Vous ne pouvez pas contenter tout le monde alors contentez-vous de satisfaire la principale intéressée. Si c’est à vous qu’elle a confié cette mission, c’est qu’elle vous fait confiance 😉 N’écoutez que vous !